Inhoud

Bedrijven

De cliëntacceptatie & -monitoring voor Bedrijven bestaat uit meerdere onderdelen. Middels de stappen Overzicht, Acties, Acceptatie en Review wordt uitgelegd hoe alle functionaliteiten werken.

Overzicht

Het overzicht bevat een totaaloverzicht van de bedrijven die je hebt toegevoegd aan Grub. In het overzicht kan je het volgende vinden:

  • Aantal bedrijven: Linksboven staat het totaal aan bedrijven. Op basis hiervan wordt het facturatiebedrag berekend.
  • Nieuw bedrijf: Rechts bovenin kan een nieuwe bedrijf op basis van een KvK-nummer worden toegevoegd.

Overzicht bedrijven Grub

  • Tabel: Het tabeloverzicht zelf bevat de volgende meest belangrijke informatie:
    • Status: Helemaal links staat de status van iedere cliëntacceptatie / -review aangegeven. In één oogopslag zie je voor welke cliënt nog werk uitgevoerd moet worden.
    • Risiconiveau: In deze kolom wordt per cliënt een risiconiveau getoond. Door op deze waarde te sorteren, heb je een goed overzicht van alle hoog risico cliënten.
    • Review alert: In deze kolom wordt soms een Grub of Review alert getoond. Een dergelijke alert vraag om opvolging. Meer hierover in paragraaf acties.

Acties

De pagina met cliëntacties bevat een aantal functionaliteiten. Het gaat het om de volgende functionaliteiten:

  • Review alerts: Hier staat een overzicht van alle Grub en Review alerts. Grub alerts geven een wijziging in het handelsregister aan. Een Review alert geeft aan dat het tijd is voor een periodieke review voor deze cliënt.
  • Review cliënt: Na acceptatie is het mogelijk om handmatig een review op te starten van een cliënt. Dit doe je middels de knop handmatig review opstarten.
  • KvK uittreksel downloaden: Met deze knop kan je een download maken van het uittreksel van de cliënt.
  • Review archief: Na iedere review van de cliënt wordt er een nieuwe versie aangemaakt. Middels de download button kan je een PDF-export, structuurafbeelding met toegevoegde bijlagen downloaden.

Acceptatie

Het cliëntonderzoek wat je uitvoert wordt vastgelegd in de cliëntacceptatie procedure. Hierbij volg je de stappen zoals opgenomen in het stappenplan Cliëntonderzoek & -monitoring.

1. Identificatie en verificatie

Voor de identificatie en verificatie zijn er een aantal functionaliteiten waarvan je gebruik kan maken.

  • Cliëntgegevens tonen: Achter de knop cliëntgegevens tonen zijn automatisch de in het handelsregister bekende cliëntgegevens ingeladen.
  • Bijlagen: In het bijlagen kan je de verificatiegegevens als een kopie identiteitspapieren (als paspoort, identiteitskaart, etc.) kwijt. Indien nodig kan je hier ook andere bijlagen uploaden als notulen van klantgesprek of andere relevante bewijsvoering.

2. Eigendoms- en zeggenschapsstructuur

De eigendoms- en zeggenschapsstructuur haalt Grub automatisch op. Dit gebeurd aan de hand van de in het handelsregister bekende aandeelhouders en bestuurders. Belangrijk om uiteindelijk herkomst van vermogen vast te stellen. In sommige gevallen is het nodig om de structuur verder volledig te maken. Dit kan met onderstaande functionaliteiten:
  • Eigendoms- en zeggenschapsstructuur: De toont een overzicht van alle in het handelsregister bekende aandeelhouders en bestuurders. Hiernaast zie je direct:
    • Cliënt: In groen staan de partijen opgenomen die jouw cliënt zijn.
    • UBO’s: In rood worden aandeelhouders aangegeven die volgens het handelsregister meer dan 25% van de aandelen heeft. Indien nodig kan je zelf (extra) UBO aanwijzen.
    • Brancherisico’s: In geel worden alle partijen opgelicht waar er sprake is van een brancherisico.
    • Landenrisico’s: In paars worden alle partijen opgelicht waar er sprake is van een landenrisico.
  • Structuurrisico’s tonen: De knop Structuurrisico’s tonen laat bij een hoog risicobranche of risicoland zien, op welk land of branche er precies een resultaat is gevonden.
  • Een partij toevoegen aan de structuur: Indien de structuur niet volledig is dan kan je een partij toevoegen. Denk hier aan een bedrijf op basis van KvK-nummer en een Persoon op basis van voornaam, achternaam en geboortedatum.
  • Is structuur geverifieerd met cliënt?: Volgens Wwft regelgeving mag je vertrouwen op informatie uit het handelsregister. Mocht je tot inzichten komen dat informatie onjuist of onvolledig is, dan wordt er van je verwacht dat je de structuur aanpast. Met Grub vragen we je om net een stapje verder te gaan. Met deze check worden de laatste onzekerheden uitgesloten.
 

3. PEP’s, sancties en negatieve media

Nadat de eigendoms- en zeggenschapsstructuur volledig in kaart is gebracht, kunnen vervolgens mogelijke politieke prominente personen (PEP’s), sanctiehits en negatieve media worden vastgesteld. Dit gebeurd door een drietal databases te raadplegen.

  • Onderzoek risico’s: Middels Onderzoek risico’s wordt onderzocht over er op één van de namen van partijen in de structuur een hit is op PEP’s, sancties en negatieve media.
  • Controleer de resultaten: Bij een mogelijk resultaat worden mogelijke resultaten onder de naam van de partij getoond. Hier worden ook soortgelijke resultaten (vanaf 80%) getoond. In het geval van een zelf toegevoegde partij met daarin een spelfout, wordt ook dit resultaat als mogelijk resultaat getoond.
  • Mogelijke hit: Op ieder mogelijk resultaat kan je vervolgens doorklikken (zie grijs resultaat hieronder). Op de pagina hierachter zie je vervolgens meer informatie over de mogelijke PEP’s, sancties en negatieve media hit staan.

Mogelijke hit

  • Bevestig resultaten: Na het selecteren van een resultaat, of het aangeven dat er geen resultaat voor een partij is geselecteerd, wordt het geselecteerd middels de knop Bevestigen resultaten vastgelegd.
  • Overzicht risico’s: Uiteindelijk verschijnt er dan een tabel met alle tot nu geconstateerde risico’s. In het geval van een geselecteerde PEP, sanctie en negatieve media kan je vervolgens op de opgeslagen link doorklikken.

4. Cliëntinformatie vastleggen

Na het inzichtelijk maken van de structuur, het onderzoek naar mogelijke PEP’s, sancties en negatieve media, kan vervolgens de informatie worden vastgelegd.

  • Vragenlijst: De vastlegging van geconstateerde informatie gebeurd in de vragenlijst. Door het invullen van de vragenlijst wordt automatisch een risicoscore met risiconiveau voor de cliënt berekend.
  • Toelichting vragenlijst: Voor meer toelichting over de vragenlijst en de manier waarop je deze moet invullen. Kan je het beste de training Cliëntonderzoek & -monitoring op de Grub Academy volgen.

5. Risiconiveau toewijzen

Vervolgens moet de vastgelegde informatie worden opgevolgd. Dit gebeurd aan de hand van de volgende stappen:

  • Berekend risiconiveau: Het totaal van de ingevulde vragen leidt tot een risicoscore met risiconiveau. Dit wordt ook wel het berekend risiconiveau genoemd.
  • Selecteer een risiconiveau: Wetgeving verplicht je als professional ook zelf te blijven nadenken. Aan jou de vraag of het berekende risiconiveau wilt volgen, of dat je redenen hebt om van een risiconiveau af te wijken. Denk hier aan:
    • Lager risico: Het geconstateerde risico als een hoog risicobranche is volgens jou niet juist, omdat alle transacties van de cliënt via de bank verlopen.
    • Hoger risico: Je hebt zelf een subjectief risico waargenomen. Denk aan een cliënt die moeilijk informatie verstrekt.
  • Opmerking toevoegen: In het geval dat je afwijkt van het berekende risiconiveau, is het van belang dat je beweegreden van afwijken vastlegt. Dit doe je in het opmerkingen veld.
  • Opmerkingen weergeven: De opgeslagen opmerking kan je vervolgens weer inzien in het veld opmerkingen weergeven.

Risiconiveau toewijzen

6. Risico's opvolgen

Na het vastleggen moet de vastgelegde informatie met risicoprofiel worden opgevolgd. Dit wordt gedaan door de andere betrokken rollen. Hieronder worden de rollen nader toegelicht:

  • Doorzetten naar accountant: De assistent kan alle stappen doorlopen. De accountant is verantwoordelijk en kan indien nodig informatie aanvullen en aanpassen.
  • Acceptatie door Accountant: Onderaan acceptatie kan accountant vervolgens kiezen voor het accepteren of afwijzen van de cliënt.
  • Acceptatie door Compliance: In het geval van een verhoogd risico zal de cliënt ook ter controle langs de compliance functie gaan. Deze zal kijken naar passende beheersmaatregelen voor vastgestelde risico’s, en controleren of cliënt past in risicobereidheid van het kantoor.
  • Acceptatie door Management: Op basis van de vastgelegde data kan tot slot het management een besluit nemen of cliënt wel of niet wordt geaccepteerd.

Uiteindelijk leidt dit tot een geaccepteerde of afgewezen cliënt. Op een later moment kan vervolgens de review worden opgestart.

Review

Alle stappen van cliëntreview zijn hetzelfde bij cliëntacceptatie. Bij deze stap hoef je alleen bovenstaande informatie van Acceptatie te actualiseren.

Alleen bij de volgende punten is er een andere handeling nodig:

  • Eigendomsstructuur: De structuur wordt in tweevoud getoond. Links de oude structuur (zoals inzichtelijk gemaakt bij acceptatie) en rechts de nieuwe zoals nu in handelsregister bekend. Je kan kiezen met welke structuur je verder wilt werken.
  • PEP’s, sancties en negatieve media: Na afronden van onderzoek naar mogelijke resultaten, wordt een tabel met structuurrisico’s in tweevoud getoond.