Inhoud

Opdrachten

De opdrachtacceptatie, ook wel opdrachtaanvaarding genoemd, bestaat uit meerdere onderdelen. Middels de stappen Overzicht, Details en Acceptatie wordt uitgelegd hoe alle functionaliteiten werken.

Overzicht

Het overzicht bevat een totaaloverzicht van de opdrachten die zijn toegevoegd aan Grub. In het overzicht kan je het volgende vinden:

  • Aantal opdrachten: Linksboven staat het totaal aan opdrachten.
  • Nieuwe opdracht: Rechts bovenin kan een nieuwe opdracht worden aangemaakt.

Overzicht opdrachten

  • Tabel: Het tabeloverzicht zelf bevat de volgende meest belangrijke informatie:
    • Status: Helemaal links staat de status van iedere opdrachtacceptatie. In één oogopslag zie je voor welke opdracht nog werk uitgevoerd moet worden.
    • Risiconiveau: In deze kolom wordt per opdracht een risiconiveau getoond. Door op deze waarde te sorteren, heb je een goed overzicht van alle hoog risico opdrachten.

Details

De pagina met opdrachtdetails bevat de mogelijkheid om door te klikken naar de opdrachtacceptatie. Op een later moment worden hier de reviews alert, review optie en het review archief toegevoegd.

Acceptatie

De opdrachtaanvaarding wat je uitvoert wordt vastgelegd in de opdrachtcceptatie procedure. Hierbij volg je de stappen zoals opgenomen in het stappenplan Cliëntonderzoek & -monitoring.

1. Opdracht vastleggen

Middels de knop + Nieuwe opdracht kan je een opdracht aanmaken. Vervolgens leg je het volgende vast in Grub:

  • Zoek op cliëntnaam: Je zoekt op een cliëntnaam waarvoor je de cliëntacceptatie hebt doorlopen.
  • Omschrijving opdrachten: Je geeft een naam aan de opdracht, waaraan je de opdracht straks in het overzicht kunt herkennen.

Middels aanmaken opdracht wordt de opdracht aangemaakt. Hierna wordt je teruggeleid naar het overzicht. Vervolgens kan je op de opdracht klikken om de opdracht te openen.

In de opdracht zelf kan je op de volgende plekken relevante opdrachtinformatie kwijt:

  • Opmerkingen: Een opmerking over de opdracht.
  • Bijlagen: Relevante informatie als een offerte, opdrachtbevestiging en meer voeg je toe aan dit overzicht.

2. Controle randvoorwaarden

Na vastlegging van de opdracht kan je vervolgens een controle doen op kwaliteitsrisico’s binnen de opdracht. Volgens regelgeving kan je een opdracht van voldoende niveau uitvoeren, als je opdracht deskundig, onafhankelijk en integer kunt uitvoeren.

  • Vragenlijst: De vragenlijst controleert automatisch of je als kantoor voldoende deskundig bent, en of je de opdracht onafhankelijk en integer kunt uitvoeren. Het resultaat van deze automatische controle is een risicoscore met risiconiveau voor de opdracht.

3. Risiconiveau toewijzen

Vervolgens moet de vastgelegde informatie worden opgevolgd. Dit gebeurd aan de hand van de volgende stappen:

  • Berekend risiconiveau: Het totaal van de ingevulde vragen leidt tot een risicoscore met risiconiveau. Dit wordt ook wel het berekend risiconiveau genoemd en staat onderaan de vragenlijst.
  • Selecteer een risiconiveau: Vervolgens kan je ook zelf nog een afweging maken op basis van de vastgestelde risico’s. Bovenaan kan je vervolgens ook zelf nog een risiconiveau selecteren.

Opdrachtacceptatie

4. Risico's opvolgen

Na het vastleggen moet de vastgelegde informatie met risicoprofiel worden opgevolgd. Dit wordt gedaan door de andere betrokken rollen. Hieronder worden de rollen nader toegelicht:

  • Doorzetten naar accountant: De assistent kan alle stappen doorlopen. De accountant is verantwoordelijk en kan indien nodig informatie aanvullen en aanpassen.
  • Acceptatie door Accountant: Bovenaan acceptatie kan accountant vervolgens kiezen voor het accepteren of afwijzen van de opdracht.
  • Acceptatie door Compliance: In het geval van een verhoogd risico zal de cliënt ook ter controle langs de compliance functie (of kwaliteitsmanager) gaan. Deze zal kijken naar passende beheersmaatregelen voor vastgestelde risico’s, en controleren of opdracht past in risicobereidheid van het kantoor.
  • Acceptatie door Management: Op basis van de vastgelegde data kan tot slot het management een besluit nemen of opdracht wel of niet wordt geaccepteerd.

Uiteindelijk leidt dit tot een geaccepteerde of afgewezen opdracht.

Review

De opdrachtreview is nog niet beschikbaar. Wel kun je verwachten dat het stappenplan van opdrachtreview hetzelfde zal zijn als opdrachtacceptatie.