Inhoud

Personen

De cliëntacceptatie & -monitoring voor Personen bestaat uit meerdere onderdelen. Middels de stappen Overzicht, Acties, Acceptatie en Review wordt uitgelegd hoe alle functionaliteiten werken

Overzicht

Het overzicht bevat een totaaloverzicht van de personen die je hebt toegevoegd aan Grub. In het overzicht kan je het volgende vinden:

  • Aantal personen: Linksboven staat het totaal aan personen. Op basis hiervan wordt het facturatiebedrag berekend.
  • Nieuw persoon: Rechts bovenin kan een nieuw persoon op basis van voor- en achternaam worden toegevoegd.

Overview personen

  • Tabel: Het tabeloverzicht zelf bevat de volgende meest belangrijke informatie:
    • Status: Helemaal links staat de status van iedere cliëntacceptatie aangegeven. In één oogopslag zie je voor welke cliënt nog werk uitgevoerd moet worden.
    • Risiconiveau: In deze kolom wordt per cliënt een risiconiveau getoond. Door op deze waarde te sorteren, heb je een goed overzicht van alle hoog risico cliënten.

Acties

De pagina met cliëntacties bevat de mogelijkheid om door te klikken naar de cliëntacceptatie. Op een later moment worden hier de reviews alert, review optie en review archief toegevoegd.

Acceptatie

Het cliëntonderzoek wat je uitvoert wordt vastgelegd in de cliëntacceptatie procedure. Hierbij volg je de stappen zoals opgenomen in het stappenplan Cliëntonderzoek & -monitoring.

1. Identificatie

Voor de identificatie van de cliënt wordt de volgende informatie opgevraagd.

  • Verplichte velden: Hier wordt gevraagd om een cliënt ID, voornamen, achternaam en geboortedatum. Informatie die benodigd is om stap 3. PEP’s, sancties en negatieve media uit te voeren.
  • Optionele velden: De Wwft stelt je verplicht om adresgegevens van de cliënt vast te stellen. Je kan deze informatie in Grub vastleggen. Ook kan je ervoor kiezen om dit in bijvoorbeeld een CRM systeem vast te leggen.

2. Verificatie

Een kopie van de identiteitspapieren als paspoort, identiteitskaart, etc. is benodigd voor de verificatie van de cliënte. Je kan de ze uploaden in het veld:

  • Bijlagen: Naast kopie ID kan je ook andere relevante cliëntinformatie hierin uploaden.

3. PEP’s, sancties en negatieve media

Nadat de identiteitsgegevens van de cliënten zijn vastgelegd, kunnen vervolgens mogelijke politieke prominente personen (PEP’s), sanctiehits en negatieve media worden vastgesteld. Dit gebeurd door een drietal databases te raadplegen.

  • Onderzoek risico’s: Middels Onderzoek risico’s wordt onderzocht of er een hit is op een PEP, sanctie en negatieve media.
  • Controleer de resultaten: Bij een mogelijk resultaat worden mogelijke resultaten onder de naam van de partij getoond. Hier worden ook soortgelijke resultaten (vanaf 80%) getoond. In het dat de ingevoerde naam een spelfout bevat, dan wordt het resultaat wel getoond.
  • Mogelijke hit: Op het mogelijke resultaat kan je vervolgens doorklikken (zie grijs resultaat hieronder). Op de pagina hierachter zie je vervolgens meer informatie over de mogelijke PEP, sancties en negatieve media hit staan.

Mogelijk resultaat

  • Bevestig resultaten: Na het selecteren van een resultaat, of het aangeven dat er geen resultaat voor een partij is geselecteerd, wordt het geselecteerde middels de knop Bevestigen resultaten vastgelegd.
  • Overzicht risico’s: Uiteindelijk verschijnt er dan een tabel met alle tot nu geconstateerde risico’s. In het geval van een geselecteerde PEP, sanctie en negatieve media kan je vervolgens op de opgeslagen link doorklikken.

4. Cliëntinformatie vastleggen

Na het onderzoek naar mogelijke PEP’s, sancties en negatieve media, kan vervolgens de aanvullende cliëntinformatie worden vastgelegd.

  • Vragenlijst: De vastlegging van geconstateerde informatie gebeurd in de vragenlijst. Door het invullen van de vragenlijst wordt automatisch een risicoscore met risiconiveau voor de cliënt berekend.
  • Toelichting vragenlijst: Voor meer toelichting over de vragenlijst en de manier waarop je deze moet invullen. Kan je het beste de training Cliëntonderzoek & -monitoring op de Grub Academy volgen.

5. Risiconiveau toewijzen

Vervolgens moet de vastgelegde informatie worden opgevolgd. Dit gebeurd aan de hand van de volgende stappen:

  • Berekend risiconiveau: Het totaal van de ingevulde vragen leidt tot een risicoscore met risiconiveau. Dit wordt ook wel het berekend risiconiveau genoemd.
  • Selecteer een risiconiveau: Wetgeving verplicht je als professional ook zelf te blijven nadenken. Aan jou de vraag of het berekende risiconiveau wilt volgen, of dat je redenen hebt om van een risiconiveau af te wijken. Denk hier aan:
    • Lager risico: Het geconstateerde risico als een hoog risicobranche waarin de cliënt actief is, is volgens jou niet juist omdat alle transacties van de cliënt via de bank verlopen.
    • Hoger risico: Je hebt zelf een subjectief risico waargenomen. Denk aan een cliënt die moeilijk informatie verstrekt.
  • Opmerking toevoegen: In het geval dat je afwijkt van het berekende risiconiveau, is het van belang dat je beweegreden van afwijken vastlegt. Dit doe je in het opmerkingen veld.
  • Opmerkingen weergeven: De opgeslagen opmerking kan je vervolgens weer inzien in het veld opmerkingen weergeven.

Risiconiveau toewijzen

6. Risico's opvolgen

Na het vastleggen moet de vastgelegde informatie met risicoprofiel worden opgevolgd. Dit wordt gedaan door de andere betrokken rollen. Hieronder worden de rollen nader toegelicht:

  • Doorzetten naar accountant: De assistent kan alle stappen doorlopen. De accountant is verantwoordelijk en kan indien nodig informatie aanvullen en aanpassen.
  • Acceptatie door Accountant: Onderaan acceptatie kan accountant vervolgens kiezen voor het accepteren of afwijzen van de cliënt.
  • Acceptatie door Compliance: In het geval van een verhoogd risico zal de cliënt ook ter controle langs de compliance functie gaan. Deze zal kijken naar passende beheersmaatregelen voor vastgestelde risico’s, en controleren of cliënt past in risicobereidheid van het kantoor.
  • Acceptatie door Management: Op basis van de vastgelegde data kan tot slot het management een besluit nemen of cliënt wel of niet wordt geaccepteerd.

Uiteindelijk leidt dit tot een geaccepteerde of afgewezen cliënt. Op een later moment kan vervolgens de review worden opgestart.

Review

De cliëntreview voor personen is nog niet beschikbaar. Wel kun je verwachten dat het stappenplan van cliëntreview hetzelfde zal zijn als cliëntacceptatie.